Коли хмари горя згущуються над родиною після втрати близької людини, перші кроки по спадщині часто перетворюються на справжній лабіринт бюрократії. Багато хто думає: “Звернуся до першого-ліпшого нотаріуса, а потім, якщо не сподобається, просто перейду до іншого”. Але реальність жорсткіша — змінити нотаріуса при оформленні спадщини можна далеко не завжди. Загальне правило просте й непохитне: спадкова справа відкривається один раз і ведеться виключно тим нотаріусом, який її започаткував, за місцем відкриття спадщини, тобто останнім місцем проживання померлого.

Винятки існують, і вони рятують у складних ситуаціях: від багатоскладових державних контор до припинення діяльності нотаріуса. Якщо справа ще не відкрита, ви маєте повну свободу вибору в межах нотаріального округу. А от після — лише за об’єктивними причинами, як-от хвороба нотаріуса чи судове рішення. Це правило діє станом на 2026 рік, підтверджене роз’ясненнями Мін’юсту, і допомагає уникнути хаосу в Єдиному реєстрі спадкових справ.

Тепер розберемося глибше, бо поверхневі поради з форумів тільки заплутують. Розуміти нюанси — значить заощадити час, нерви й гроші, особливо коли на кону квартира чи земельна ділянка.

Чому вибір першого нотаріуса — це як вибір лікаря для операції

Уявіть нотаріуса як kapitана корабля, що веде вашу спадщину через бурхливі води законів. Помилковий вибір — і ви ризикуєте загрузнути в піску затягувань чи непорозумінь. Спадкоємці часто обирають першого з реклами чи за порадою сусіда, не думаючи про навантаження: у великих містах, як Київ чи Львів, популярні нотаріуси ведуть по 50–100 справ одночасно, що тягне терміни до півроку.

Критерії вибору прості, але вирішальні. Шукайте нотаріуса з досвідом у спадкових справах — перевірте відгуки на порталі Нотаріальної палати України чи в ЄДРСР. Державні контори дешевші (тариф фіксований), приватні — гнучкіші, але коштують удвічі-двічі більше. У 2026 році через цифровізацію Спадкового реєстру процеси прискорилися, але все одно радьтеся заздалегідь.

• Переваги досвідченого нотаріуса: Швидке витребування документів з архівів, точні запити до реєстрів (Держреєстр прав, Пенсійний фонд), мінімум помилок у довідках про склад спадщини.
• Ризики новачка: Затримки через незнання, вищі витрати на виправлення.
• Порада для кількох спадкоємців: Оберіть спільно, бо конфлікт вибору блокує справу.

Після узгодження звертайтеся з паспортом, свідоцтвом про смерть і заявою про прийняття спадщини. Цей крок визначає все подальше плавання.

До відкриття спадкової справи: ваша повна свобода

Шіст місяців на прийняття спадщини — золотий період для вибору. Будь-який нотаріус нотаріального округу (відповідного місцю проживання померлого) може відкрити справу. Навіть якщо ви за кордоном, через представника чи онлайн-засвідчення. У 2026 році ЄДРСР миттєво показує, чи є заповіт, уникаючи дублювання.

Чому не тягнути? Бо перша заява фіксує нотаріуса. Якщо померлий жив у селі під Харковом, обирайте з харківського округу — змішування округів ускладнює передачу. Приклад: брат обрав приватного в Харкові, сестра — державного у сусідньому районі. Конфлікт, суд, місяці втрат.

1. З’ясуйте місце відкриття спадщини (ст. 1221 ЦКУ).
2. Знайдіть нотаріуса: державний (дешевше, черги) чи приватний (швидше, дорожче).
3. Подайте заяву про прийняття спадщини з документами.

Цей етап — ваш шанс уникнути проблем. Оберіть мудро, і зміна не знадобиться.

Після відкриття справи: чому закон ставить крапку

Справа заведена — нотаріус “прив’язаний”. Правила ведення нотаріального діловодства (п. 4.11) забороняють передачу просто за примхою. Чому? Щоб уникнути фальсифікацій, дублювання запитів і втрат документів. Усе фіксується в ЄДРСР, нотаріуси бачать статус одне одного.

Незгода з тарифами чи стилем спілкування — не аргумент. Приватні нотаріуси встановлюють ціни самі (до 1% від спадщини), державні — за шкалою. Затягування через борги чи відсутність документів — норма, не підстава для зміни. Лише суд може змусити, якщо доведено порушення.

Емоційний тиск величезний: родина в сльозах, терміни тиснуть. Але закон захищає стабільність.

Винятки, коли зміна нотаріуса реальна: розбір по поличках

Багатоскладові державні контори — найпростіший випадок

Якщо справа в конторі з кількома державними нотаріусами (Київ, Одеса — повно таких), документи в архіві контори. Зверніться до колеги — він продовжить без бюрократії. Це рятує 30% випадків у містах.

Припинення діяльності приватного нотаріуса

Виїзд за кордон, хвороба, анулювання ліцензії — справа автоматично йде до іншого приватного нотаріуса округу. Заява спадкоємців прискорює. У 2025–2026 через воєнний стан таке почастішало.

Ліквідація чи реорганізація контори

Державна контора закривається — спадкоємці обирають будь-кого в окрузі заявою. Процедура: витребування справи з Мін’юстом.

Судове рішення чи скарга

Порушення прав (ст. 50 Закону “Про нотаріат”)? Скарга до Вищої кваліфікаційної комісії чи суд. Рішення — нова справа в іншому нотаріусі.

Ці винятки — як рятувальні круги в шторм. Але потребують документів і часу.

Крок за кроком: процедура зміни нотаріуса

Не панікуйте, якщо виняток ваш. Почніть з перевірки статусу в ЄДРСР (онлайн на нотаріусів.опен). Потім — план дій.

1. Зберіть підстави: Довідка про припинення діяльності (з НПУ), заява всіх спадкоємців.
2. Зверніться до нового нотаріуса: Заява про продовження справи, копії документів.
3. Витребування справи: Новий нотаріус запитує стару через реєстр чи Мін’юст (1–2 тижні).
4. Реєстрація передачі: Фіксація в алфавітній книзі, продовження оформлення.
5. Оплата: Тарифи заново, але без подвійної реєстрації.

Усе це — 2–4 тижні, якщо без конфліктів. Консультуйтеся з юристом для уникнення пасток.

Державні чи приватні нотаріуси: порівняльна таблиця

Щоб полегшити вибір, ось структурований огляд. Дані базуються на актуальних тарифах і практиці 2026 року.

Джерела: minjust.gov.ua, Порядок вчинення нотаріальних дій (наказ Мін’юсту №296/5).

Що робити, якщо нотаріус відмовляє чи затягує: практичні інструменти

Відмова без підстав? Пишіть скаргу до Нотаріальної палати (npu.ua) чи Мін’юсту. Затягування? Запитайте витяг з реєстрів, перевірте терміни (до 30 днів на запити). У 2026 році цифрова звітність нотаріусів ускладнює саботаж — податкова бачить усе.

Ключовий лайфхак: Ведіть переписку письмово, фіксуйте дати. Якщо борги по комуналці — сплатіть чи оскаржте, нотаріус зобов’язаний врахувати.

Родинні чвари? Медіація через юриста — дешевше суду. А для закордонних спадкоємців: апостиль на документи, консульські дії.

Сучасні тренди: як цифризація змінює спадщину в 2026

З 1 січня 2026 нотаріуси звітують щоквартально про спадщину (Закон №4536-IX), що прискорює перевірки. Спадковий реєстр блокує дублі, онлайн-заяви — реальність. Тренд: гібридні нотаріуси з відеоідентифікацією для діаспори. Статистика НПУ: оформлено 1,2 млн справ за 2025, 15% — з передачею через винятки.

Майбутнє — смарт-контракти, але поки закон тримає традиції. Ваш успіх — в знаннях і терпінні.

Коли справа закрита, свідоцтво на руках — полегшення на душі. Але пам’ятайте: наступний крок — реєстрація прав у Держреєстрі. А якщо нові питання — нотаріуси чекають, бо спадщина не стоїть на місці.